PERTEMUAN 3 KELAS A/SEMINAR MSDM/UNIVERSITAS NAROTAMA SURABAYA

 Tugas Seminar SDM

1.      Jelaskan pengertian dari orientasi secara umum!

2.      Sebutkan tujuan orientasi pegawai atau karyawan!

3.      Jelaskan manfaat orientasi!

4.      Jelaskan keuntungan dan kelemahan orientasi secara umum!

5.      Sebutkan hal-hal yang diperhatikan dan dihindari dalam orientasi!

6.      Sebutkan tahapan-tahapan orientasi!

7.      Apa saja bahan orientasi karyawan!

Jawaban

1.  Orientasi secara umum adalah peninjauan untuk menentukan sikap yang tepat dan benar serta pandangan yang mendasari pikiran, perhatian atau kecenderungan. 

2.      Tujuan orientasi pegawai atau karyawan yaitu :

a)      Menyiapkan mental bagi karyawan baru dalam menghadapi peralihan suasana dari 

b)      Lingkungan pendidikan ke dunia kerja yang nyata

c)      Menghilangkan hambatan psikologis dalam memasuki kelompok yang baru

d)     Mengenal secara singkat lingkungan pekerjaaan yang baru

3.      Manfaat orientasi yaitu :

·      Mengurangi perasaan diasingkan, kecemasan, dan kebimbangan pegawai.

·      Dalam waktu yang singkat dapat merasa menjadi bagian dari organisasi

·      Hasil lain untuk pegawai yang baru diorientasikan adalah :

a.       Cukup Baik

b.      Tingkat ketergantugannya kecil

c.       Kecenderungan untuk keluar juga kecil

d.      Selanjutnya, program orientasi juga akan mempercepat proses sosialisasi

4.      Keuntungan orientasi secara umum

Praktik SDM sebagai berikut mengandung saran-saran mengenai bagaimana membuat orientasi karyawan lebih efektif. Beberapa studi penelitian dan survei atas pemberi kerja melaporkan bahwa sosialisasi dari karyawan-karyawan baru dan komitmen awal merka pada perusahaan secara positif dipengaruhi oleh orientasi. Sosialisasi ini meningkatkan kecocokan antara orang-organisasi, yang juga menguatkan pandangan- pandangan positif terhadap pekerjaan, rekan kerja, dan organisasi, para pemberi kerja telah menemukan nilai dari orientasi bahwa tingkat retensi karyawan akan lebih tinggi jika karyawan-karyawan baru menerima orientasi yang efektif.

Bentuk pelatihan juga berkontribusi pada kinerja organisasional secara keseluruhan ketika para karyawan lebih cepat merasa sebagai bagian dari organisasi dan dapat mulai berkontribusi dalam usaha-usaha kerja organisasional. Satu cara untuk mengembangkan efisiensi dari orientasi adalah melalui penggunaan orientasi elektronik. Sejumlah pemberi kerja menepatkan informasi orientasi karyawan umum pada internet atau situs Web perusahaan.

Kelemahan orientasi secara umum

Kelemahan umum dari program orientasi adalah pada level supervisor. Walaupun bagian kepegawaian telah merancang program orientasi secara efeketif dan juga melatih para supervisor tentang cara bagaimana melakukan orientasi pada bidangnya, namun seringkali mengalami kegagalan.

Untuk dapat menghindarkan kesalahan umum yang dilakukan oleh para supervisor, sebaiknya bagian kepegawaian menyediakan satu pedoman yang berisikan tentang apa-apa yang seharusnya dilakukan oleh supervisor dalam program  orientasi tersebut.  Cara  lain  yang dapat  dilakukan  adalah  buddy system. Yaitu dengan menetapkan satu orang pekerja yang telah berpengalaman dan meminta kepadanya mengajak pegawai baru tersebut.

5.      Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam orientasi antara lain :

a.  Orientasi haruslah bermula dengan jenis informasi yang relevan dan segera untuk dilanjutkan dengan kebijakan-kebijakan yang lebih umum tentang organisasi. Orientasi haruslah berlangsung dalam kecepatan yang membuat karyawan baru tetap merasa nyaman.

b. Bagian paling signifikan adalah sisi manusianya, memberikan pengetahuan kepada karyawan baru tentang seperti apa para penyelia dan rekan kerjanya, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai standar kerja yang efektif, dan mendorong mereka mencari bantuan dan saran ketika dibutuhkan.

c.   Karyawan-karyawan baru sepatutnya didorong dan diarahkan dalam lingkungannya oleh karyawan atau penyelia yang berpengalaman sehingga dapat menjawab semua pertanyaan dan dapat segera dihubungi selama periode induksi.

d.  Karyawan baru hendaknya secara perlahan diperkenalkan dengan rekan kerja mereka dan hendaknya diberikan waktu yang cukup untuk mandiri sebelum tuntutan pekerjaan mereka meningkat.

Hal-hal yang perlu dihindari dalam orientasi antara lain:

a.       Penekanan pada kertas kerja

Karyawan baru biasanya hanya diberikan sambutan sepintas lalu mengisi formulir yang dibutukan oleh HRD kemudian diserahkan langsung kepada penyelia, hal ini dapat mengakibatkan mereka tidak sebagai bagian dari perusahaan.

b.      Tinjauan yang kurang lengkap mengenai dasar-dasar pekerjaan

c.      Suatu orientasi yang cepat dan dangkal dan langsung ditempatkan pada pada pekerjaan, hal ini dapat menyebabkan stress.

d.      Tugas pertama karyawan baru yang tidak signifikan

Yaitu pekerjan yang sangat mendasar dan sangat mudah, hal ini dapat mengakibatkan pagawai baru merasa bukan bagian yang penting dalam organisasi.

e.       Memberikan informasi yang terlalu cepat

f. Proses orientasi yang terlalu banyak dan penyampaian yang terlalu cepat dapat mengakibatkan karyawan baru mati lemas. 

6.      Tahapan-tahapan orientasi yang penting sebagai berikut :

a)      Perkenalan

Memperkenalkan pegawai baru, mulai dari unit kerjanya sendiri sampai unit kerja besarnya dan sampai unit-unit kerja terkait lainnya, akan memberikan ketenangan dan kenyamanan si pegawai, karena dia merasa diterima di lingkungannya dan hal tersebut akan mempermudah dia untuk bertanya jika ada hal-hal yang kurang jelas, bahkan dapat membina kerja sama dengan yang lain dalam rangka menjalankan tugasnya. 

b)      Penjelasan Tujuan Perusahaan

Dengan menjelaskan profil perusahaan secara lengkap seperti visi, misi , nilai-nilai, budaya perusahaan dan strucktur organisasi, akan membuat pegawai baru lebih mengenal perusahaan tersebut, sehingga akan membangkitkan motivasi dan kemampuan dia untuk mendukung tujuan perusahaan.

c)      Sosialisasi Kebijakan

Perlu adanya sosialisasi tentang kebijakan perusahaan yang berlaku, mulai dari kebijakan baik yang terkait dengan Sumber Daya Manusia seperti Reward, Career, Training, Hubungan Kepegawaian, Penilaian Pegawai, sampai Termination, juga yang terkait dengan unit kerja tempat dia bekerja, demikian juga tentang kode etik dan peraturan perusahaan. Dengan demikian akan memperjelas hal-hal yang perlu ditaati dan dijalankan dalam memperlancar tugas kerjanya

d)     Jalur Komunikasi

Membuka jalur komunikasi akan mempermudah pegawai baru menyampaikan aspirasinya maupun pertanyaan-pertanyaannya. Untuk itu perlu dibukanya ruang komunikasi bagi pegawai baru, baik melalui komunikasi rutin melalui tatap muka seperti meeting rutin, friday session dll, juga dibukanya jalur media komunikasi seperti email maupun telephone

e)      Proses Monitoring

Tentunya pada awal bekerja, si pegawai baru sudah disosialisasikan target kerja yang harus dicapai. Perlu adanya monitor rutin akan hasil kerjanya, sehingga akan membantu pegawai tersebut lebih lagi meningkatkan kinerjanya. Jika ada kekurangan, maka dapat disampaikan hal-hal yang perlu dia lakukan untuk mengatasi kekurangan tersebut. Demikian juga jika ternyata pegawai tersebut berhasil mencapai target yang lebih, maka dapat ditingkatkan lagi target kerjanya.

Dengan adanya orientasi pegawai baru tersebut diharapkan dapat membantu pegawai dapat bekerja dengan baik, yang dapat meningkatkan produktivitas kerjanya, yang pada akhirnya akan mendukung pencapaian tujuan perusahaan.

7.      Bahan orientasi karyawan sebagai berikut :

·         Training untuk pengenalan profil Perusahaan

·         Sejarah Perusahaan

·         Norma & tradisi Perusahaan

·         Kebijakan perusahaan

·         Deskripsi produk dan jasa yang dihasilkan

·         Struktur, Otoritas & Tanggung Jawab

·         Standar Operation Procedure perusahaan dan bagian tertentu yang relevan

·         Iklim kerja termasuk hubungan dengan sesama karyawan & atasan

·         Peraturan Perusahaan dan hal-hal penting lainnya:

a.       Disiplin & tata tertib

b.      Prosedur penggajian

c.       Transportasi dari dan ke perusahaan

d.      Jam masuk & pulang kantor